10月の終わりは、年末年始の予約が形になり始める時期です。まだ埋まり切っていない段階ですが、リネンの発注計画を立てるにはこのタイミングがちょうどよい理由があります。
「決まってから」では間に合わない
発注量を決めるには、稼働の見込みが必要です。しかし予約が完全に固まるのを待つと、年末の数週間前になります。その時期は配送も工場も混み合い、増量に応じられる余地が小さくなります。逆算すると、考える順番はこうなります。
- 年末年始の稼働見込み（楽観・標準の2通りでよい）
- ピーク日に必要な枚数
- 手元の在庫で足りない差分
- 差分を埋める方法（増量・前倒し受け取り・交換頻度の調整）
- 相談と確定の期限
ここで大事なのは、見込みを1つに絞らないことです。「標準ならこの枚数、埋まったらこの枚数」と2通り持っておけば、予約の動きに合わせて切り替えられます。昨年の同じ時期の稼働が分かるなら、それを下敷きにすると数字が置きやすくなります。
もう1つ決めておきたいのが、どこまでを自前の在庫で持つかという線引きです。全部を手元に抱えると保管スペースと管理が重くなり、都度の調整だけに頼ると直前の変動に弱くなります。普段の稼働は手元の在庫で回し、山の高い数日だけ増量で埋める。この形が現実的です。
休業日を先に書き込む
年末年始は、物流も各事業者も通常運行ではありません。カレンダーに稼働予定を書く前に、回収と納品が止まる日を先に書き込んでください。止まる日が分かれば、その前にどれだけ積んでおく必要があるかが自然に出てきます。確認しておきたいのは次の3点です。
- 最終の納品日と、年明けの初回納品日
- その期間に回収が止まるかどうか
- 緊急時の連絡方法
積み増した分を置くスペースも、先に空けておきたいところです。年末年始はスタッフのシフトも薄くなります。納品を受け取る人、検品する人がその日に出勤しているかまで含めて確認しておくと、荷物が玄関に積まれたままという事態を避けられます。
【要確認：当社の年末年始の回収・納品スケジュール】
早めの相談が効く理由
早い段階の相談は、枚数の確保だけでなく「代わりの方法」を一緒に考える余地を生みます。増量が難しければ受け取りを前倒しする、品目を入れ替える、交換のタイミングをずらすといった調整は、時間があるほど選べます。直前の相談では、できるかできないかの二択になりがちです。
相談するときは、部屋数と稼働の見込み、ピークの日、必要な品目を一緒に伝えると話が早く進みます。枚数が確定していなくても、幅で伝えれば検討は始められます。
明日からできることとして、年末から年始までのカレンダーを印刷し、休業で動かない日に先に斜線を引いてみてください。残った日数が、そのまま準備に使える時間です。思っていたより短いことに気づけば、それだけで動き出す理由になります。
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