繁忙期が落ち着く時期は、リネンの枚数を数え直す好機です。忙しいうちは手が回りませんし、数が合わないまま冬の繁忙期に入ると、不足の原因が分からなくなります。数えること自体が目的ではなく、足りているのか、どこで減っているのかを知るための作業です。
数えるのは4か所
リネンは常に移動しています。1か所だけ数えても全体像はつかめません。見るべきは次の4つです。
- 客室にセットされている分（ベッドメイク済み・備え付けのタオル）
- リネン庫・棚にある在庫
- 洗濯や回収に出ている分（委託先に預けている枚数）
- 予備・箱に入ったまま使っていない分
4つ目が抜けがちです。段ボールのまま棚の奥や事務所に置かれた新品、別にしてある予備、宴会場やスタッフルームに流れた分などは、誰の在庫でもない状態になりやすいところです。
数える日は、回収と納品が動いた直後を避けると差が出にくくなります。単位も先に決めてください。シーツは枚、カバー類はセットなど、人によって数え方が変わると集計できません。
人手は2人で組むと早く終わります。1人が数え、もう1人が書き取る形です。1人でやると数えながら記憶に頼る場面が出て、そこで誤差が生まれます。
数え漏れが出る場所
数字が合わない原因は、だいたい決まった場所に潜んでいます。
- ワゴンの下段、使用済みと清潔品が混ざりやすい棚
- 洗濯機・乾燥機の中に残っている分
- 修繕待ち・用途変更待ちの「保留箱」
- 長期滞在の客室に追加で入れた分
保留箱は特に、入れたまま半年経っていることがあります。棚卸しのタイミングで「使う／用途を変える／処分する」を決めて、箱を空にしておきます。
それでも合わない場合は、持ち出しや廃棄の記録が残っていないことが考えられます。原因を特定できなくても、差が出た事実と枚数は記録に残しておきます。
記録は品目×サイズで残す
「シーツ200枚」ではなく、シングル用・ダブル用、バスタオル・フェイスタオルと分けて書きます。合計だけでは、どのサイズが不足しているのか判断できません。
記録には日付と数えた人の名前を入れます。次の棚卸しで差が出たとき、どの時点の数字と比べているかが分かるためです。紙でもスプレッドシートでも構いませんが、前回の記録を消さずに残すことが大切です。
数え終えたら、必要枚数と並べて見ます。ピーク日に必要な枚数と、手元にある総枚数を1行ずつ書き、差がどれだけあるかを確かめるだけでも十分です。差が小さすぎれば、不足が起きるのは時間の問題だと分かります。逆に余りが大きければ、どの品目を減らせるかの材料になります。
明日からできることとして、まずは「保留箱」の中身だけでも数えてみてください。想定より多くの枚数が眠っていることがあり、それだけで当面の不足感が解消する場合もあります。数え切る必要はありません。1か所から始めれば、次の棚卸しはもっと楽になります。
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